Como, muitas vezes acumulamos diversas tarefas, não podendo focar em apenas uma…. fazer um planejamento mínimo pode fazer toda diferença. Assim nada ficará sem ser feito nem mesmo perderá tempo com atividades que não são diretamente relacionadas ao resultado.
No bloco de notas de hoje, quero dividir como eu faço, é importante até dizer que uso várias ferramentas de organização, das mais simples as mais sofisticadas, daí o nome desta coluna, Bloco de notas é onde faço um rascunho de todas as atividades que tenho que fazer antes de coloca-las em suas ferramentas próprias.
Primeiro Organizo as rotinas, aquelas atividades que são comuns ao período que devem ser feitas, muitas possuem prazos para que não prejudiquem o andamento do negócio. Estas devem ser eliminadas o quanto antes, quanto mais cedo ou rápido retirar de seu dia atividades de rotina, mais tempo terá para comercial e estratégico. Coloco todas as tarefas em meu bloco de notas, tento não esquecer de nenhuma, depois coloco na agenda física, cada atividade com sua data e hora que será executada, e só não cumpro com este compromisso se não possível mesmo. Gosto também de concentrar estas atividades, sempre que possível na Segunda pela manhã e na sexta a tarde, pois são os momentos onde não aconselho fazer ações comerciais, pois na segunda as pessoas estão chegando e colocando a casa em ordem, nas sexta a tarde já tem cheiro de final de semana, nada será resolvido, tudo será agendado para próxima semana.
Organizo minhas ações de comercial, tenho na agenda física estão todas as reuniões e follow-up da semana, principalmente aquelas que possuem data e hora. Já no Pipedrive, ferramenta de gestão de funil de vendas, estão todas as movimentações comerciais. De forma geral, gosto de organizar da seguinte forma: Segunda a Tarde, faço contato, ainda que por e-mail, com meus clientes ativos, envio relatório da semana anterior, desejo uma boa semana, acerto algum detalhe que tenha ficado. Na terça gosto de enviar e-mail ou ligar para contatos que estejam mais quentes, sabe aquelas negociações que estão mais evoluídas, pois é, falando na terça ainda tem até sexta para tentar conduzir a um fechamento. Na quarta dedico a captação de novos leads e ao contatos mais frios, comercialmente deixo quinta e sexta flexível em relação a atividade pois dependerá das reações dos outros dias, mas tenho minha hora específica do dia para olhar meu pipeline e ter certeza que nada está passando da data, para não perder nenhuma oportunidade.
Outras organizações são mais específicas, como o momento que vou definir os assuntos das colunas (que estão em inicio de operação). Atividades de treinamento da equipe, e reuniões de alinhamento também possuem data e hora exata, para que não possamos perder oportunidade de melhorias ou alinhamentos.
De forma geral, meu objetivo neste post não é criar uma “regra” de como gerir sua agenda, a mensagem que gostaria de deixar é a importância de se gerenciar sua agenda da semana, colocar no papel ou em alguma ferramenta eletrônica garante que deixará nada para trás e também não permitirá que atividades de rotina se acumulem e acabam tomando mais tempo de sua agenda que necessário.
Veja algumas dicas para organizar sua semana:
COMO VAI ORGANIZAR SUA AGENDA
Defina os recursos que utilizará para gerir sua semana, o que vai usar, um caderno, agenda física, agenda online, programas específicos? Seja qual for a ferramenta deverá fazer parte do seu dia a dia e se for usa mais de uma, defina bem a função de cada uma e tenha certeza que não irão sobrepor.
DEFINA SUAS PRIORIDADES
Antes de formalizar o que será feito em cada tempo, faça uma lista de tudo que tem que ser feito nesta semana, então organize em prioridade, defina quanto tempo estará disponível para aquela atividade e então registre na ferramenta de determinou.
PREVISIBILIDADE
Quanto antes você souber tudo que tem que ser feito, melhor, então faça um exercício de programar tudo que seja previsível com a maior antecipação possível. Permitindo sempre ter espaços para tarefas menos previsíveis como comercial.
DEFINIA O PRAZO FINAL
Não deixe as rotinas se acumularem, nem atividades longas ficarem para última hora, lembre-se que deixar para ultima hora, a atividade irá te consumir mais, além de certamente não ser feita com a atenção adequada para uma execução adequada.
NÃO EXAGERE NA QUANTIDADE DE TAREFAS
É muito comum, as pessoas, quando colocam no papel suas atividades de forma organizada, tem a impressão que tem pouca coisa para fazer, não se cinta na obrigação de ocupar com atividades de rotinas inventando atividades, use este tempo para duas coisas muito especial para qualquer que seja sua função, análise e relacionamento.
NÃO SEJA ESCRAVO DE SUA AGENDA
Organizar vai tomar seu dia muito mais produtivo, mas não ser flexível pode tornar as tarefas um problema, se for preciso flexibilizar, faça, como está tudo organizado, saberá exatamente onde realocar a tarefa que foi adiada.
Há muito mais a se falar sobre organização do tempo, e provavelmente voltaremos ao assunto.
Até breve
