Uma empresa não precisa estar vendendo pouco para ter um problema de organização comercial.
Em muitas operações, as vendas continuam acontecendo, os vendedores possuem clientes e novas propostas são enviadas regularmente.
Mesmo assim, existe uma dificuldade:
a empresa não consegue explicar com clareza como essas vendas estão acontecendo.
O gestor depende dos vendedores para saber quais negociações estão avançando, follow-ups são realizados sem um padrão definido, informações ficam distribuídas entre planilhas e WhatsApp e a previsão de vendas depende mais da percepção da equipe do que de dados.
Enquanto os resultados aparecem, essa desorganização pode passar despercebida.
O problema surge quando a empresa tenta crescer.
Contratar mais vendedores, aumentar a geração de leads, abrir novos mercados ou simplesmente exigir maior produtividade pode amplificar problemas que antes eram administráveis.
Por isso, antes de pensar em contratar mais pessoas ou investir em novas ferramentas, vale identificar se o processo comercial atual está realmente sob controle.
Veja sete sinais.
1. Para saber como estão as vendas, o gestor precisa perguntar aos vendedores
Essa é uma maneira simples de testar a maturidade da operação.
Imagine que o diretor comercial queira saber:
- quantas oportunidades estão abertas;
- quanto existe em propostas;
- quais negociações estão próximas do fechamento;
- quais estão paradas;
- quanto provavelmente será vendido nos próximos 30 dias.
Se a única maneira confiável de conseguir essas informações for reunir a equipe e perguntar individualmente:
“E aquela negociação, como está?”
existe um problema.
Conversar com vendedores é fundamental para gestão.
Depender dessas conversas para descobrir o estado do funil é diferente.
Uma operação organizada deve permitir que a gestão enxergue o processo antes mesmo da reunião comercial.
A reunião passa então a ser utilizada para tomar decisões, não para descobrir o que está acontecendo.
2. Existem propostas enviadas que ninguém está acompanhando
Esse é provavelmente um dos vazamentos de receita mais simples de encontrar.
A empresa investe para gerar uma oportunidade.
O vendedor conversa com o potencial cliente.
Entende a necessidade.
Prepara uma proposta.
Envia.
E depois espera.
Quando alguém pergunta sobre aquela negociação, a resposta é:
“Estou esperando o cliente retornar.”
Naturalmente, existem situações em que é necessário aguardar.
Mas uma proposta enviada deveria possuir uma próxima atividade definida.
Pode ser uma ligação, uma reunião, uma mensagem ou outra ação adequada ao processo.
O problema não é o cliente ainda não ter respondido.
O problema é ninguém saber quando será realizada a próxima ação.
3. Cada vendedor controla sua carteira de uma maneira
Um utiliza Excel.
Outro possui anotações.
Outro registra tudo no WhatsApp.
Outro conhece sua carteira tão bem que praticamente não registra nada.
Enquanto essas pessoas permanecem na empresa, a operação aparentemente funciona.
Mas existe uma pergunta importante:
a carteira pertence à empresa ou ao vendedor?
Se um vendedor sair amanhã, a empresa consegue identificar rapidamente:
- clientes atendidos;
- contatos;
- histórico;
- propostas;
- negociações;
- próximos passos;
- oportunidades futuras?
Quando informações importantes existem apenas na memória ou nas ferramentas pessoais do vendedor, a empresa possui uma dependência operacional significativa.
Organizar o processo comercial também significa transformar essas informações em patrimônio da organização.
4. Existem muitos leads, mas ninguém consegue explicar o que aconteceu com eles
Essa situação é especialmente comum em empresas que investem em marketing.
Marketing diz:
“Geramos 200 leads.”
Vendas responde:
“Os leads não são bons.”
Pode ser verdade.
Mas precisamos conseguir demonstrar isso.
Quantos foram efetivamente contatados?
Quantos responderam?
Quantos possuíam perfil?
Quantos foram qualificados?
Quantos realizaram reunião?
Quantos receberam proposta?
Quantos compraram?
Sem acompanhar essa jornada, a empresa fica presa em uma discussão baseada em percepção.
Marketing culpa vendas.
Vendas culpa os leads.
E a gestão continua sem saber onde exatamente está o problema.
5. A empresa não sabe por que perde vendas
Imagine que uma empresa tenha perdido 100 oportunidades nos últimos seis meses.
Por quê?
Se a resposta for apenas:
“O cliente não fechou.”
perdemos uma enorme quantidade de informação.
Os motivos poderiam ser:
- preço;
- concorrência;
- prazo;
- ausência de orçamento;
- projeto adiado;
- produto inadequado;
- falta de prioridade;
- condições comerciais;
- demora no atendimento;
- ausência de follow-up.
Depois de dezenas ou centenas de oportunidades, começam a aparecer padrões.
Talvez a empresa descubra que está perdendo muito mais por prazo do que por preço.
Ou que determinada linha de produtos apresenta conversão muito inferior às demais.
Ou que oportunidades de determinada origem praticamente nunca fecham.
Venda perdida também produz informação comercial.
Mas somente quando o processo permite registrá-la.
6. A previsão de vendas é baseada em “acho que fecha”
Experiência comercial possui valor.
Um bom vendedor frequentemente consegue perceber sinais que ainda não aparecem nos números.
O problema é quando toda previsão comercial depende disso.
“Essa está quente.”
“Tenho quase certeza que entra.”
“Cliente gostou bastante.”
Essas informações podem complementar uma análise.
Não deveriam substituí-la.
Uma previsão mais consistente pode considerar:
valor da oportunidade + etapa + tempo no funil + atividades realizadas + histórico de conversão + previsão do vendedor.
Nenhum modelo eliminará completamente a incerteza de vendas.
Mas existe uma diferença enorme entre incerteza e falta de informação.
7. A empresa quer crescer, mas não sabe onde está o gargalo
Talvez esse seja o sinal mais estratégico.
Imagine uma empresa querendo aumentar as vendas em 30%.
Onde investir?
Mais tráfego?
Mais SDRs?
Mais vendedores?
Treinamento?
CRM?
Representantes comerciais?
Antes de decidir, precisamos saber onde o processo está limitando o crescimento.
Considere dois cenários.
Empresa A
Gera poucas oportunidades, mas converte 40% delas.
Provavelmente existe uma oportunidade em aumentar geração de demanda.
Empresa B
Gera muitas oportunidades, mas converte 4%.
Adicionar ainda mais leads pode simplesmente aumentar o desperdício.
Talvez o problema esteja em qualificação, processo, proposta, follow-up, oferta ou equipe.
Sem dados sobre o processo, duas empresas com o mesmo problema aparente — “precisamos vender mais” — podem precisar de soluções completamente diferentes.
O problema nem sempre é falta de vendas
Esse ponto merece atenção.
Uma empresa pode estar crescendo e, ainda assim, possuir uma operação comercial frágil.
Vendedores experientes compensam processos ruins.
Um excelente gerente acompanha tudo pessoalmente.
Clientes recorrentes garantem receita.
Indicações continuam chegando.
Esses fatores podem esconder problemas estruturais durante bastante tempo.
Até acontecer alguma mudança:
o vendedor sai.
a empresa cresce.
o mercado desacelera.
a geração de leads aumenta.
uma nova equipe é contratada.
o gestor deixa de conseguir acompanhar tudo pessoalmente.
É nesse momento que aquilo que parecia apenas uma pequena desorganização começa a afetar os resultados.
Como recuperar o controle do processo comercial?
Comprar um CRM imediatamente não é necessariamente a primeira resposta.
Primeiro precisamos entender como a operação funciona hoje.
Um diagnóstico inicial pode mapear:
1. Origem das oportunidades
Como clientes entram na operação?
2. Qualificação
Como determinamos quais contatos merecem esforço comercial?
3. Funil
Quais etapas uma oportunidade percorre?
4. Responsabilidades
Quem executa cada atividade?
5. Follow-up
Como garantimos que oportunidades não sejam esquecidas?
6. Informações
Onde os dados são registrados?
7. Indicadores
O que a gestão precisa acompanhar?
Depois disso, fica muito mais fácil decidir quais mudanças precisam ser feitas.
No nosso guia Como organizar um processo comercial, mostramos passo a passo como estruturar essa operação.
→ Leia também: Como organizar um processo comercial: passo a passo para estruturar sua operação de vendas.
Aqui você deve colocar o link do segundo artigo que acabamos de produzir, assim que publicá-lo.
E onde entra o CRM?
Depois que entendemos o processo, a tecnologia passa a ter uma função muito clara.
O CRM pode centralizar:
- clientes;
- contatos;
- oportunidades;
- atividades;
- propostas;
- histórico;
- motivos de perda;
- indicadores.
Também permite criar automações, distribuir atividades e acompanhar o funil.
Mas existe uma diferença fundamental entre:
implantar um CRM
e
estruturar uma operação comercial utilizando um CRM.
No primeiro caso, o projeto começa pela ferramenta.
No segundo, começa pelo negócio.
No artigo Sua empresa precisa de CRM ou primeiro precisa organizar o processo comercial?, aprofundamos justamente essa diferença.
Leia: CRM ou processo comercial — o que vem primeiro?
Faça um teste de 10 minutos
Pegue 10 oportunidades comerciais abertas da sua empresa.
Sem perguntar aos vendedores, tente descobrir:
- Em qual etapa cada oportunidade está?
- Qual o valor potencial?
- Quando ocorreu a última interação?
- Qual será a próxima atividade?
- Quando ela acontecerá?
- Quem participa da decisão?
- Há quanto tempo a oportunidade está aberta?
- Qual a previsão de fechamento?
Se essas informações estiverem disponíveis e atualizadas, existe uma boa base de gestão.
Se for necessário reconstruir a história conversando com cada vendedor, procurando mensagens e abrindo planilhas diferentes, provavelmente existe espaço significativo para organizar a operação.
Sua empresa possui vendas ou possui um processo comercial?
Existe uma diferença.
Vendas podem acontecer pela competência individual das pessoas.
Um processo comercial permite que a empresa entenda como essas vendas acontecem, onde estão os gargalos e como melhorar os resultados.
Essa estrutura se torna ainda mais importante quando o objetivo é crescer.
Porque crescimento sustentável exige que parte do conhecimento que está na cabeça das pessoas seja transformado em processo, informação e gestão.
Quer identificar os gargalos da sua operação comercial?
A EMGE auxilia empresas no diagnóstico e estruturação de operações comerciais, analisando processos, funil, carteira, responsabilidades, indicadores e ferramentas.
A partir desse diagnóstico, podemos identificar se o principal gargalo está em processos, CRM, equipe, gestão, geração de demanda ou outra etapa da operação.
Quando necessário, a estrutura também pode evoluir para implantação de CRM, Pipedrive, automações e outras soluções comerciais.
→ Solicite uma análise da sua operação comercial com a EMGE.
